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Comme de très nombreux utilisateurs, vous conservez sans doute vos courriels dans une structure arborescente. Si tel est le cas, combien de fois avez-vous été frustré de ne pas retrouver en quelques secondes (celles qu'on a bien voulu vous accorder...) des courriels ayant trait à un sujet donné ?
En fait, au-delà de l'archivage des documents,
la recherche est un outil assez pratique.
C'est une opération simple lorsque l'on dispose d'un ou plusieurs mots caractéristiques
du contenu des documents cherchés.
Toutefois, plus le document est ancien et moins on a le souvenir de ces mots clefs.
La recherche peut alors devenir une opération moins facile.
Les quelques règles qui suivent ont pour objectif de vous simplifier le travail en vous apportant
un minimum de connaissances.
Dans sa forme la plus simple, une expression de recherche est constituée d'un ou plusieurs mots séparés par des espaces. Le contrôle de saisie d'une expression de recherche se situe en bas et à droite de l'écran. Il suffit d'y inscrire un ou plusieurs mots séparés par des opérateurs puis d'exécuter la recherche en cliquant sur le bouton situé immédiatement à droite de ce contrôle.
Si vous souhaitez indiquer que tout ou partie de cette suite de mots forme un groupe ordonné et
indissociable, vous devez encadrer cette suite de mots par des double-quotes (que nos appellerons
improprement guillemets).
Voici un exemple d'expressions de recherche :
bulletin+(été<->2021)-(compte<->rendu).
Ici, on recherche tous les document contenant "été 2021" mais pas "compte rendu".
Tous les espaces sont considérés par défaut comme des opérateurs logiques ET (symbole&).
Vous pouvez forcer l'utilisation du OU logique en plaçant l'opérateur (symbole|)
ou le mot-clef or :
bulletin or "compte rendu", expression parfaitement équivalente à
bulletin | "compte rendu".
Le dernier opérateur à connaître et la négation logique NOT.
Elle est représentée par le symbole -.
Ainsi l'expression "été 2021"-("compte rendu") retourne
les documents contenant "été 2021" mais pas "compte rendu".
L'univers de recherche est constitué du contenu des documents stockés. Il ne faut pas perdre de vue que certains formats comme les images ne contiennent pas de texte et ne pourront donc pas faire partie des résultats d'une recherche. Il en est de même de certains fichiers encodés de telle sorte que l'on ne puisse en extraire le texte (cas de certains types de fichier PDF par exemple).
S'il n'y aucune expression de recherche saisie, ou si l'expression de recherche est invalide, le système vous en informera et affichera l'ensemble des documents.
| Opérateur | Rôle |
|---|---|
| | ou or |
OU logique d'union (il ne s'agit pas d'un OU "exclusif"). Lorsque deux mots ou deux expressions sont liées par cet opérateur, il suffit qu'un des deux mots (ou des deux expression) soit trouvé dans un courriel pour que ce dernier fasse partie des résultats. |
| & |
ET logique d'intersection. Lorsque deux mots ou deux expressions sont liées par cet opérateur, il faut que les deux mots (ou les deux expression) soient trouvés dans un courriel pour que ce dernier fasse partie des résultats. |
| - ou ! |
NON logique. Lorsqu'un mot ou une expression est précédé par cet opérateur, tous les courriels contenant ce mot ou cette expression sont exclus du résultat. |
| "..." ou <-> |
Ordonnancement des mots ou des expressions. Lorsque deux mots ou deux expressions sont liées par cet opérateur, pour qu'un courriel fasse partie du résultat il doit contenir ces mots ou ces expressions dans l'ordre où ils apparaissent dans la liaison. Les guillemets imposent cet opérateur entre chaque mot situé entre les guillemets. |
| (...) |
Regroupement des expressions. Il est souvent plus clair de regrouper les expressions à l'aide de parenthèses. |
L'emploi des parenthèses permet de réaliser des recherches qui peuvent être assez poussées. Face à une recherche complexe, il peut parfois être plus facile de l'exprimer dans un premier temps en langage naturel. Cela facilite ensuite sa traduction sous forme d'une expression ou d'une composition d'expressions.
Bon courage pour vos recherches !